En una fraseSe automatizan tareas, no puestos: el software repite y tu gente decide.
Son las nueve de la noche y la persona de administración sigue copiando, pedido por pedido, los datos que llegaron por WhatsApp a una hoja de Excel. Mañana los copia otra vez a la factura, y el viernes al informe de ventas.
Ese triple copiado tiene nombre. Es un proceso de negocio corriendo a mano, y te cobra tres veces la misma hora.
Un proceso es una cadena de pasos con disparador y resultado
Para automatizar un proceso de negocio primero hay que verlo dibujado. Un proceso arranca con algo que pasa: llega un pedido, un cliente pregunta un precio, entra la factura de un proveedor.
Y termina con algo que queda: una venta registrada, una respuesta enviada, un pago programado.
En la mitad están los pasos. Alguien abre un correo. Alguien copia un dato de una pantalla a otra. Alguien espera a que el jefe apruebe. Alguien vuelve a escribir lo mismo en un tercer lado.
Dibújalo en una servilleta: qué lo dispara, qué pasos tiene, quién hace cada uno, con qué resultado termina. Cuando lo ves escrito, los pasos que sobran quedan a la vista.
El ejercicio casi siempre termina con una sorpresa. El proceso que creías de cuatro pasos tiene once, y dos existen porque hace tres años alguien se equivocó una vez y montaron un control para que no volviera a pasar.
Automatizar es quitarle a una persona los pasos que no piden criterio
Automatizar es dejar que el software haga los pasos repetidos, con las mismas reglas, a la misma hora, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlos.
La parte que pide cabeza sigue siendo de tu equipo. Decidir si le das crédito a un cliente nuevo, negociar un descuento, calmar a alguien que llegó furioso: eso se queda con las personas.
McKinsey revisó más de dos mil actividades de trabajo y encontró un número que vale la pena tener presente. Menos del 5% de los oficios se puede automatizar por completo, y cerca del 60% tiene al menos un 30% de sus tareas automatizables (McKinsey Global Institute).
Se automatizan tareas, no puestos. Guarda esa frase para la próxima vez que alguien te ofrezca un robot que reemplaza a tu equipo.
Tres ejemplos que verías esta semana en un negocio como el tuyo
Una firma contable de cuatro personas recibe sesenta correos con facturas de proveedores. Alguien abre cada uno, baja el PDF, escribe el NIT y el valor en Excel, archiva. Dos horas del martes.
Con el proceso automatizado, el correo entra, un lector saca los datos del PDF y la fila aparece sola en la hoja. La contadora revisa una lista ya llena y corrige lo que se vea raro.
Un restaurante de barrio toma pedidos por WhatsApp. El mesero los canta a la cocina y los pasa a la caja en papel, y al cierre nadie logra cuadrar la caja con lo vendido.
Con el proceso automatizado, el pedido entra por el chat, se imprime en cocina y queda contado en el reporte del día. A las once de la noche el número ya está.
Una academia de idiomas cobra mensualidades. Cada primero alguien revisa quién pagó, manda recordatorios uno por uno y actualiza una lista que se desactualiza sola.
Con el proceso automatizado, el sistema cruza pagos contra matrículas y manda el link de cobro a quien falta. La persona de cartera llama a los tres casos difíciles. Puedes ver más escenarios como estos en casos.
Cómo escoger el primer proceso que vas a automatizar
Confecámaras midió cuántas empresas colombianas siguen vivas cinco años después de nacer: el 33,5% (Confecámaras).
Muchas cosas explican ese número y casi ninguna depende de ti. En qué gastan las horas tus dos o tres personas, sí.
Empieza por ahí, con una lista corta:
- Anota los cinco pasos que tu equipo repite cada semana con los mismos datos.
- Cuenta cuántas veces pasa cada uno al mes y cuántos minutos toma.
- Marca los que fallan seguido: el dato que se copia mal, el recordatorio que se olvida.
- Elige el que más se repita y menos criterio pida.
Ese es tu primer proceso. Un recordatorio de cobro que sale solo cada lunes a las siete te devuelve la mañana del lunes, y por eso dejas de perseguir a tu propio equipo para que lo mande.
Hay una trampa en este punto y la vemos seguido. El dueño escoge el proceso que más lo estresa, y ese suele ser el más difícil de automatizar porque cambia en cada caso.
El proceso aburrido, el que ni se menciona en la reunión de los lunes, es donde están las horas. Nadie se queja de copiar sesenta facturas porque ya lo dio por perdido.
Si quieres entender dónde termina esto y dónde empieza la digitalización, el siguiente artículo de la serie separa los términos con ejemplos.
El primer proceso que automatices no tiene que ser el más grande del negocio. Tiene que ser el que te devuelva una tarde.
Si quieres que miremos juntos cuál es ese proceso en tu negocio, pide el diagnóstico gratuito: es una llamada, sin costo y sin compromiso. Y si no, no pasa nada, puedes seguir copiando pedidos a las nueve de la noche.