En una fraseEl proceso que tu cliente nota y la competencia copia despacio merece tu tiempo; el resto merece que lo hagas barato y aburrido.
Llevas tres sábados metido en la plantilla de facturación. Quedó preciosa, con el logo alineado y los totales en negrilla.
Ningún cliente te ha dicho una palabra sobre ella. Mientras tanto, la cotización que pediste el martes sigue sin salir, y ese cliente ya compró en otra parte. Los procesos que son ventaja competitiva rara vez coinciden con los que te quitan el sábado.
El trabajo invisible que te come los sábados
En un negocio pequeño todo parece urgente porque todo lo hace la misma gente. El 82,3% de los micronegocios colombianos tiene una sola persona ocupada, según la Encuesta de Micronegocios del DANE.
Cuando esa persona eres tú, cada hora que metes en un proceso se la quitas a otro.
Por eso la pregunta de qué mejorar primero vale plata de verdad. Hay procesos que tu cliente siente en el cuerpo y hay procesos que existen porque la ley, el banco o la costumbre los piden.
Los dos hay que hacerlos. Uno merece tu cabeza y tu tiempo. El otro merece que lo dejes andando y te olvides.
Dos preguntas que separan la ventaja del costo
Toma un proceso cualquiera, por ejemplo cómo respondes una cotización, y pásalo por estas dos:
- Pregunta si el cliente lo nota. Si mejora el proceso y el cliente no cambia su conducta, ni compra más rápido ni vuelve antes, ese proceso vive del lado del costo.
- Pregunta cuánto tarda tu competidor en copiarlo. Si con una llamada y un mes lo iguala, ahí tienes un proceso de costo, aunque hoy lo hagas mejor que ellos.
Los procesos que son ventaja competitiva pasan las dos: el cliente los siente y copiarlos toma tiempo, porque dependen de tu conocimiento del negocio, de tus datos o de la mano de tu equipo.
Un ejemplo de la calle. Una distribuidora de repuestos que responde disponibilidad y precio en cuatro minutos mientras los demás tardan un día gana pedidos por eso, y el que quiera igualarla necesita ordenar su inventario primero.
Otro, del lado opuesto. La conciliación bancaria del mes: obligatoria, silenciosa, y a tu cliente le da igual quién la hace.
Cómo clasificar tus procesos en una hoja y en una hora
Siéntate con quien opera contigo y saca una sola sesión para esto.
- Escribe los procesos que tocan plata o clientes. Doce renglones bastan. Venta, cotización, despacho, cobro, reclamo, compra, nómina, informes.
- Marca cada uno con una letra. V si el cliente lo nota y cuesta copiarlo, C si es obligatorio o invisible. Cuando dudes, pregúntale a dos clientes en vez de debatirlo en la oficina.
- Anota al lado las horas que consume a la semana. Cuenta las de verdad, incluidas las tuyas del sábado.
Vas a ver el desorden completo en la tercera columna. Lo habitual es que las horas se acumulen del lado C mientras las buenas intenciones viven del lado V.
El proceso que tu cliente nota y la competencia copia despacio merece tu tiempo; el resto merece que lo hagas barato y aburrido.
Qué hacer con cada grupo, sin gastar de más
Con los procesos del lado C, la meta es que desaparezcan de tu cabeza. Automatiza lo que se pueda, estandariza lo demás, y acepta una versión sencilla que funcione. Un informe feo que llega solo los lunes a las siete vale más que uno bonito que armas tú el jueves.
Con los del lado V, la meta es al revés: métele tiempo, dedícales datos, mídelos cada semana. Ahí sí vale la pena una herramienta hecha a la medida, porque cada minuto que le recortes lo va a sentir quien te paga.
Ese orden cambia lo que compras. La firma contable que gasta en un sistema de facturación más bonito mientras responde correos de clientes en dos días está invirtiendo en la columna equivocada.
Y el orden también cambia lo que mides. El 68,2% de los micronegocios del país no lleva ningún registro contable, de acuerdo con el DANE. Sin registro no hay forma de saber qué proceso te deja margen.
El tamaño ayuda a aguantar, y ordenar procesos es una de las formas de crecer. De las empresas nacidas en Colombia en 2017, sobrevivió a cinco años el 33,4% de las microempresas y el 73,7% de las medianas, según Confecámaras.
Empieza por el proceso que hoy te quita el sábado
Elige un proceso del lado C, el que más horas se lleve, y bájalo a la mitad este mes. Con eso liberas tiempo para el proceso del lado V que hoy atiendes cuando puedes.
Si quieres ver el mapa completo antes de decidir, aquí está cómo mapear un proceso en una hora con tu equipo. Y si la columna de horas te asustó, revisa las señales de que tus procesos te cuestan dinero.
En la consultoría hacemos esa separación contigo antes de tocar una herramienta, porque primero entender y después automatizar sale más barato.
Si quieres hacerlo con alguien al frente, pide el diagnóstico gratuito: una llamada, sin costo ni cotización de por medio. Y si no, no pasa nada, puedes seguir alineando el logo de la factura el próximo sábado.